在银行业务中,短语“丢失文档”指银行档案中应备有但非存取文档可因各种原因丢失文档,但尾随文档常占金融机构缺失文档大百分比
- 初始文档:抵押权、托管契约、产权策略、车契和其他前端文件可能需要第三方跟踪跟踪,可能导致延迟
- 持续文档商业贷款特别需要持续文件跟踪举例说,每年从商业客户收集报税单是常见做法。
问题缺失文档
不追踪、收集并存储必要文档可能导致金融机构出现许多不良情况,包括:
遵章性:请求文件缺失可能导致审核和考试期间批评或记录违规
合法性:当重要文档缺失时,取消赎回权时启动法律行动很难
风险类:不扩展UCC融资报表可能导致抵押品担保权益损失忘记从商业客户收集更新财务报表可能更难发现风险账户。
行政类缺失文档可能对贷款管理员、信用分析员和其他后台团队成员的效率产生负面影响
识别并跟踪缺失文档
减少缺失文档数应该是各种规模金融机构的一个重要目标。三位基本步骤实现此目标
- 了解文件内容.商业贷款文件所需文档与存取或托管账户大相径庭正因如此银行传统上依赖客户和账号清单以确保前期文档需求得到满足滴答器系统常用跟踪日常项目,如收集客户商业账号报表
- 识别文件缺失内容.知道什么应该是内文件不等同于知道实战文件内异常报告只有收到缺失文件后银行解决异常的承诺和能力才会可靠
- 理解为什么缺少文档.可能出现无法收集文档的情况,例如客户忽略银行多项请求类似地,某些文档可能因内部推理而放弃使用无论是哪种情况,金融机构都需要可靠方式跟踪尽责努力和/或推理放弃文件
工具跟踪缺失文档
多家银行依赖综合核对表、电子表格和机机系统处理缺失文档此外,一些核心银行系统提供文件跟踪能力文档管理系统,例如AccuAccount提供内置文档跟踪报告异常评析
